Jak pisać maile biznesowe po angielsku – praktyczny poradnik

Data ostatniej aktualizacji: 21.10.2024

Pisanie maili biznesowych w języku angielskim może być wyzwaniem, szczególnie dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z tym językiem. W tym poradniku przedstawimy kluczowe zasady, przykłady oraz wskazówki, które pomogą Ci w skutecznej komunikacji w środowisku biznesowym. 

Spis treści:

1. Mail biznesowy czy formalny? Jaka to różnica?
2. Struktura maila biznesowego
3. Jak zacząć pisać emaile biznesowe?
4. Co jest akceptowalne, a co niekoniecznie?
5. Przykłady zwrotów
6. Przykład maila biznesowego
7. Wsparcie w nauce języka angielskiego

Ten artykuł przeczytasz w 4 minuty.

Mail biznesowy czy formalny? Jaka to różnica?

Zacznijmy od subtelnej różnicy między mailem formalnym a mailem biznesowym – to istotne dla skutecznej komunikacji.

Mail formalny, to ogólna kategoria wiadomości, która jest napisana w profesjonalnym tonie i stylu, zazwyczaj w kontekście urzędowym lub akademickim. Obejmuje różne sytuacje, takie jak pisma do instytucji, zapytania o informacje czy oficjalne prośby.

Natomiast mail biznesowy to specyficzny rodzaj maila formalnego, który dotyczy komunikacji w kontekście zawodowym. Skierowany jest do współpracowników, klientów lub partnerów biznesowych i często dotyczy kwestii związanych z działalnością firmy.

Czym różnią się te wiadomości?

Poza oczywistym celem, nadawcą czy odbiorcą, warto zwrócić uwagę na ton, styl i formę maila.

W mailach formalnych używamy bardziej sztywnego i oficjalnego języka. Unikamy potocznych zwrotów oraz skrótów. Taka wiadomość wymaga precyzyjności i klarowności w przekazie. Powinien mieć wyraźnie określoną strukturę z nagłówkiem, powitaniem, treścią, zakończeniem oraz wszystkimi istotnymi danymi kontaktowymi. 

Choć maile biznesowe również zachowują element formalności, mogą być nieco bardziej elastyczne w tonie i formie. Często stosuje się w nich zwroty grzecznościowe, które mogą być mniej sztywne niż w mailach formalnych. Mogą być również bardziej zwięzłe, bo często odnoszą się do sytuacji znanych przez obie strony. Nie znaczy to jednak, że nie należy zachowywać właściwej dla komunikacji struktury.

Struktura maila biznesowego

Profesjonalny e-mail powinien mieć określoną strukturę, która ułatwia odbiorcy zrozumienie treści. W mailach biznesowych

1. Temat – krótkie i zwięzłe podsumowanie treści wiadomości
2. Powitanie – użyj formalnych zwrotów, takich jak: Dear Mr./Ms. [Nazwisko], Dear [Imię], To whom it may concern.
3. Wstęp – przedstaw się i określ cel wiadomości: My name is [Twoje imię i nazwisko], I am writing to inquire about [temat].
4. Rozwinięcie – szczegółowe informacje na temat tematu.
5. Zakończenie – podziękowanie i pożegnanie: Thank you for your time, I look forward to hearing from you soon.
6. Podpis – Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko.

Jak zacząć pisać emaile biznesowe?

Dla osób zupełnie niedoświadczonych, które dopiero zaczynają biznesową komunikację mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć:

• Zrozum cel – zastanów się, co chcesz osiągnąć pisząc e-mail. Czy to prośba o informacje, zaproszenie na spotkanie czy odpowiedź na pytanie?
• Zbierz materiały – zrób notatki dotyczące kluczowych punktów, które chcesz zawrzeć w wiadomości.
• Używaj prostego języka – na początku nie staraj się używać skomplikowanych zwrotów. Proste zdania są bardziej zrozumiałe. Nie tylko dla Ciebie.

Co jest akceptowalne, a co niekoniecznie?

W korespondencji biznesowej warto przestrzegać pewnych zasad. Oczywiście wiele zależy od kultury organizacji i panujących w niej zasad – to do nich trzeba się dostosować. Jednak z punktu widzenia uniwersalnych zasad “ok” jest:

• Używanie formalnego języka i grzecznościowych zwrotów
• Zachowanie struktury e-maila
• Sprawdzanie gramatyki i ortografii przed wysłaniem

Z kolei należy unikać:

• Używanie slangu i potocznych zwrotów
• Emotikony i nieformalny styl pisania
• Długie akapity i rozbudowana treść maila

Przykłady zwrotów

Nic nie działa lepiej jak praktyka, ale od czegoś warto zacząć. Przygotowaliśmy kilka przydatnych zwrotów, które możesz wykorzystać w swoich mailach:

Powitanie:

• Dear Mr. Smith,
• Dear Ms. Johnson

Wstęp:

• I am writing with regards to…
• I would like to request…

Rozwinięcie:

• Please find attached the document for your review.
• I would appreciate your feedback on…

Zakończenie:

• Thank you for your attention to this matter.
• I look forward to your prompt response.

Przykład maila biznesowego

Poniżej przykład biznesowego e-maila w języku angielskim:

Subject: Request for Meeting

Dear Mr. Johnson,

My name is Anna Kowalska, and I am the project manager at XYZ Company. I am writing to request a meeting to discuss our upcoming project collaboration.

Please let me know your availability next week so we can arrange a suitable time.

Thank you for your consideration.

Best regards,

Anna Kowalska

XYZ Company

Proste, prawda?

Pisanie maili biznesowych po angielsku wymaga znajomości podstawowych zasad i struktury. Pamiętaj o języku, zachowaniu odpowiedniej struktury oraz unikaniu nieformalnych zwrotów.

Wsparcie w nauce języka angielskiego

Trening czyni mistrza. Tak jest również z nauką pisania maili biznesowych. I tak jest z nauką języka jako takiego, a biznesowego szczególnie. Mamy duże doświadczenie we wspieraniu kompetencji językowych w firmach – wśród naszych klientów jest ponad 1000 organizacji. Wiemy jak realizować konkretne i subiektywne cele organizacji. W tym się specjalizujemy. Oferujemy kursy dostosowane do potrzeb osób pracujących w różnych branżach. Dzięki naszym zajęciom nauczysz się nie tylko pisania e-maili, ale także skutecznej komunikacji w codziennych sytuacjach biznesowych. Skontaktuj się z nami, zapytaj o możliwości.